1. Ủy quyền là gì?

Hiện nay không có quy định nào giải thích cụ thể về khái niệm của ủy quyền. Tuy nhiên, tại Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015 quy định:

1. Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.

2. Các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân có thể thỏa thuận cử cá nhân, pháp nhân khác đại diện theo ủy quyền xác lập, thực hiện giao dịch dân sự liên quan đến tài sản chung của các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân.

3. Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện.

Và Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015 quy định:

Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.

Từ những quy định trên có thể hiểu: Ủy quyền là việc một cá nhân hay pháp nhân thỏa thuận thay mặt, đại diện cho một cá nhân, pháp nhân khác thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi và thời hạn nhất định.

2. Chứng thực chữ ký là gì?

Theo khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

3. Các trường hợp chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền

Việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợp tại khoản 2 Điều 14 Thông tư 01/2020/TT-BTP, cụ thể như sau:

(1) Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;

(2) Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;

(3) Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;

(4) Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.

Ngoài việc thuộc các trường hợp trên, giấy ủy quyền được chứng thực chữ ký phải thỏa mãn đầy đủ các điều kiện như không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp nêu trên thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền. Khi đó, người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.

4. Trường hợp không được chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền

Theo Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các trường hợp sau đây không được chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền:

- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.

- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.

5. Thủ tục chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền

Thủ tục chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện qua các bước như sau:

(1) Đối với người yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền

Người yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

+Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký (tức là giấy ủy quyền)

(2) Đối với người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực

Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại (1), tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại mục 4 thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:

- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Ngoài ra, đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại (2)  thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

Trên đây là phần ý kiến của Công  ty Luật TNHH MTV THÀNH & Luật sư về Làm giấy ủy quyền và các trường hợp chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền, bạn đọc cần tư vấn kỹ hơn về vấn đề này vui lòng đến trực tiếp công ty tại địa chỉ: 106 Tên Lửa, Phường Bình Trị Đông B, Quận Bình Tân, TP. HCM hoặc liên hệ hotline: 0914 307 992 – 0564 992 992 để được tư vấn đầy đủ, kịp thời và chính xác nhất.

Trân trọng & cảm ơn!